Características de los diferentes tipos de organizaciones y el papel que juegan las TI en las mismas

Las Tecnologías de Información en la Organización

La revolución de la tecnología de información (TI) tiene un gran impacto en las organizaciones. La nueva generación de trabajadores, y en particular los administradores, conoce más acerca de los usos y beneficios de los adelantos tecnológicos. Son muchas las organizaciones que utilizan
las TI como recurso estratégico paramantener ventajas competitivas, desde adelantos en telecomunicaciones hasta aplicaciones de inteligencia artificial permiten a las organizaciones distanciarse de sus competidores. Las organizaciones se han visto obligadas a realizar cambios de diseño y métodos de operación a causa de nuevas TI; antes por ejemplo, la toma de decisiones era muy tardada porque la información y las propuestas tenían que pasar por muchas etapas en la organización antes de que se pudiera decidir o sucediera cualquier cosa. Las TI de hoy traspasan varias de esas etapas e incluso permiten la eliminación de algunas de ellas. Los administradores que tenían como función servir de puntos dereunión y difusión de información han dejado de ser necesarios; y las organizaciones siguen reduciendo el número de administradores de primera
línea e intermedios debido a que las TI aceleran mucho de las funciones de comunicación, coordinación y control tradicionalmente desempeñadas por ellos. Los administradores que continúan en sus puestos se han visto liberados de la mayoría de sus tareas rutinarias y ahora pueden asumir
mayor responsabilidad sobre la planeación táctica y la toma de decisiones.
Actualmente las organizaciones necesitan más trabajadores intelectuales que le permitan garantiza la satisfactoria integración de los sistemas de información, y son sus habilidades las que permiten producir e implementar la tecnología adecuada y brindar instrucciones para su eficaz yeficiente uso.
Todos estos cambios en el diseño de las organizaciones y en la composición de la fuerza de trabajo suelen derivar en la descentralización de las decisiones tácticas, pero en una mayor centralización de las decisiones y controles estratégicos.
Sin embargo, las TI pueden provocar efectos nocivos sobre las organizaciones si no se manejan adecuadamente, siendo los principales errores los siguientes:

•Dejarse llevar por “modas” tecnológicas conducentes simplemente a hacer las cosas como antes, pero con la nueva tecnología, lo cual puede resultar altamente ineficiente.

•Cambiar el modo de hacer las cosas simplemente porque una nueva tecnología exige hacerlas de otro modo, sin pensar si desde la perspectiva de los sistemas de información el cambio tiene sentido.

Las TI son principalmente la inform ática, debido a su facilidad para adoptar soluciones cuando se implanta el SI, almacén acceso de datos, proceso rápido y con pocos errores, comunicaciones automáticas entre procesos, pero muchas veces la implantación de un SI se realiza de forma ineficiente porque los usuarios no entienden las TI, o por haber instalado el SI alrededor de una TI previamente incorporada.

El uso masivo de las TIC en el funcionamiento diario de las organizaciones se ha generalizado. La capacidad de definición y gestión de una estrategia TIC acorde con los objetivos y la estructura organizativa de una institución se ha transformado en una obligación inexcusable para su personal directivo. Éste se enfrenta a una tarea para la que no ha recibido suficiente formación, y la adquirida
en su experiencia profesional es generalmente contradictoria.

Las TIC pueden tener diversos papeles en el seno de una organización.
Más aún, desempeñan diversas funciones al mismo tiempo. Algunas de ellas son necesarias e imprescindibles, pero no necesariamente estratégicas; otras son clave y fundamento del funcionamiento mismo de la organización moderna.

Diferencia existente entre Administración de TI y Gobierno de TI

Se está construyendo un debate acerca de la distinción entre “Gobierno de TI” y “Gestión de TI”. Por muchos años, hemos visto como la industria de TI utiliza estas palabras en forma intercambiable o, tratando de distinguir entre los niveles de gestión altos y bajos, refiriéndose a los niveles más altos como “Gobierno”. Hemos visto como el término “Gobierno” se junta con datos, XML, computación verde, computación en la nube, tercerización, procesos, y probablemente al fregadero de la cocina.

Llamar a algo gobierno sin ninguna otra explicación, no conduce a nada excepto a la confusión. Y no solo confunde a las personas de TI – confunde a los gerentes, ejecutivos y directores de las empresas – porque para cada una de esas comunidades, la palabra tiene sutiles diferencias de significado.

El problema de distinguir entre Gobierno y Gestión, va más allá de simplemente definir los términos. Requiere que construyamos un entendimiento de cómo el Gobierno y la Gestión se mezclan entre sí, para proveer un completo control efectivo y supervisión de una organización, con respecto a cómo esta organización utiliza TI.

ISO/IEC 38500 es frecuentemente citado como uno de los marcos de trabajo disponibles para el gobierno de TI – junto a CobiT, ITIL, ISO 20000 e ISO 27000. Mientras que es bueno ver que el estándar es reconocido como una herramienta relevante, es incorrecto clasificarlo de esa manera. ¿Por qué? Básicamente, ISO/IEC 38500 es puramente acerca de gobierno de TI – todo el resto está enfocado en las disciplinas de gestión que deben funcionar bien para que TI pueda ser eficiente, efectiva y aceptada.

 

Es remarcable que esta discusión aparece como única en la arena de TI. No vemos en la mayoría de la literatura de “Gobierno de Recursos Humanos”, “Gobierno de Finanzas”, “Gobierno de Activos”, “Gobierno de Riesgos”. ¿Por qué? Estas viejas y bien establecidas disciplinas tienen integración entre los sistemas de gestión y los acuerdos de gobierno global. En estas disciplinas, existen prácticas bien establecidas a través de las cuales, las intenciones de los cuerpos de gobierno son comunicadas a la gestión, y a través de estas, la gestión provee la información necesaria al cuerpo de gobierno de manera tal que se pueden descargar las responsabilidades. Están bien comprendidos los actos de la gestión dentro de la autoridad delegada por el cuerpo de gobierno, pero nadie insiste en que esa autoridad delegada significa que está haciendo “gobierno”. Al mismo tiempo, los gerentes tienen un claro entendimiento de sus sistemas de gestión y, como sus actividades de nivel básico son agregadas para proveer información y evidencia para todos aquellos que son los responsables del desempeño de la organización. En efecto, estos aspectos de gobierno corporativo pueden ser vistos como un sistema que supervisa, da dirección hacia y, monitorea el desempeño de la organización con respecto a esa clase particular de activo o dominio de gobierno. El nivel exacto de profundidad en el cual la transición entre las tareas puras de gobierno y, las tareas puras de gestión son un poco variables, dependiendo de la naturaleza de la organización, pero en las organizaciones bien gestionadas, es muy claro donde están estas fronteras.

Así, este documento propone un marco inicial para entender los conceptos de, una distinción entre las disciplinas de gobierno y gestión de TI, que es similar en naturaleza al gobierno y gestión de otros tipos de activos acerca de los cuáles, el cuerpo de gobierno de la organización estará normalmente preocupado.

 Encuentro Gobierno-Gestión

Marco de Gobierno de las Tecnologías de Información

Tradicionalmente, las Tecnologías de Información han sido vistas simplemente como un medio para soportar las operaciones de un negocio. Sin embargo, las organizaciones de excelencia entienden actualmente que TI debe jugar un papel no solamente táctico y operativo sino también estratégico, habilitando nuevos modelos, productos y servicios de negocio que aseguren el liderazgo, crecimiento y sustentabilidad de la organización en el largo plazo, transformando incluso sus industrias.

Con el fin de asegurar el valor provisto por TI al negocio, es necesario por lo tanto, pasar de un paradigma de TI como recolector y cumplidor de requerimientos de sus "clientes" (ej. áreas internas), a un paradigma de TI como socio-colaborador y facilitador clave de soluciones de negocio. El establecimiento de un buen Gobierno y Gestión de TI es fundamental para asegurar esto.

Por medio del establecimiento de un Gobierno de TI, es posible integrar los intereses y agendas de todos los participantes en la organización o negocio a través de principios, estructuras, prácticas y procesos que aseguren la generación de valor de TI, la mitigación de riesgos de negocio asociados con TI, y la optimización de recursos y costos a través de toda la organización.

DUX Diligens apoya a las organizaciones a establecer soluciones basadas en marcos de trabajo, herramientas y metodologías que permiten la integración de un Gobierno de TI fusionado al Gobierno Empresarial (Corporativo o Institucional), asegurando que las mejores prácticas de la industria sean seleccionadas, adaptadas, implementadas y ejecutadas de acuerdo a las necesidades particulares de la organización. De esta manera, se asegura que los servicios de TI entreguen valor para el negocio durante todo su ciclo de vida, y que exista una renovación o creación constante de nuevos servicios diferenciados que aseguren el liderazgo de la organización como un todo.

Es indudable que cada vez más organizaciones dependen de servicios innovadores de TI y de las capacidades asociadas que hacen posible su entrega con la calidad y funcionalidad esperadas.

1.   Fundamentos para la generación de estrategias de TI

   Una característica de la Gestión Estratégica de TI es la visión completa de la función de TI. Carecer de visión completa implica empezar a dejar vacíos en el soporte al negocio. Todos sabemos que los negocios no van a parar por la carencia de soporte tecnológico, por lo que al dejar vacíos, estos serán llenados con “soluciones innovativas” de parte de los usuarios de tecnologías o servicios de TI proporcionados por terceras personas. Es importante entender que tener visión completa no necesariamente implica tener las soluciones en el presente. Más bien, implica conocer las necesidades de TI de la organización y el momento en el que son requeridas y por lo tanto estar listos para esos momentos de verdad que toca vivir en toda administración de TI.
   La generación de una estrategia de TI pasa por el reconocimiento de las capacidades actuales y el establecimiento de la brecha real y la brecha permitida por las necesidades del negocio, así como todas las acciones necesarias para cerrar esa brecha en el momento oportuno. También incluye la predicción de cambios en las tecnologías, en el soporte que  los fabricantes de la tecnología que usamos darán y la integración futura de tecnologías, para tomar decisiones de recambio, nuevas adquisiciones, mejoras en la capacidad y similares. Una gestión de TI con una buena estrategia debe de tener formulada su ruta de proyectos para un periodo de 5 años, 2 de los cuales deben de estar a detalle, con presupuestos financiados y recursos asignados para garantizar la operatividad de la estrategia.
   
   

   2.  Gobierno de Tecnologías de Información 

   El Gobierno de las TI es el sistema a través del cual se dirige y controla la utilización  de las TI actuales y futuras. Supone la dirección y evaluación de los planes de utilización de las TI que den soporte a la organización y la monitorización de dicho uso para alcanzar lo establecido en los planes de la organización. Incluye las estrategias  y políticas de uso de las TI dentro de la organización.
   Sin embargo, su concepto es muy valioso ya que producto de una correcta implementación de un modelo de gobierno de TI, habilita a la organización receptora con las herramientas necesarias para tomar decisiones óptimas respecto a la realización de inversiones en tecnología considerando la dirección, requerimientos del negocio y su comportamiento financiero.
   Asimismo, otras ventajas importantes de la implantación de un modelo de Gobierno de TI son: Maximizar el valor agregado al negocio por parte de las inversiones en TI, y Monitorear y dar seguimiento de la realización del beneficio inicialmente estimado para dichas inversiones.